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文档管理的最佳之道

　　从政府文件、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，各类文档对政府、公司的平稳有效运行是至关重要的。在日常办公生产中，随着文档的大量增加，随着文档在多个用户间流转的需求越来越多，文档的管理和控制成为企业管理中的一个重要问题；而由于文档的丢失、泄密或版本控制的混乱造成的商业损失越来越成为企业发展过程中的暗礁；

　　你是否在办公中经常遇到以下的问题？

　　※由于文档的丢失，不得不把工作重做一遍？
　　※设计了一份图纸，在电脑里保存了十多个版本，可谁知道上周客户确认的是哪个版本？再上周确认的呢？
　　※有过由于硬盘损坏或感染病毒而丢失大量重要文档的经历吗？
　　※怕文档丢失，你每隔两天备份一次？可公司内所有人都在备份吗？如果不是，客户名录丢失了怎么办？
　　※经常会忘记上周客户发来的邮件附件名称是什么吗？放在哪里了呢？
　　※电脑上建了一层又一层的目录来分类存储文档，可去年客户发来的质检报告放在哪个目录下呢？
　　※有许多客户报价文档，想在管理层内共享，可又不希望其他员工看到？怎么办？
　　※起草了一个新的项目规划，发给了市场部，开发部，售后服务部的20多人，可这会突然要做修改，怎么办？再每人发一遍吗？有没有遇到过同事拿着老版本的规划书来和你对质，让你万般无奈？
　　※市场部和开发部的三个同事共同起草一份文件，每人都有十个版本，而且每个版本都不一样，怎么办？
　　※想看看一年前的一份文件，可不知道这会藏在谁的电脑上的哪个目录下，也不记得文件名是什么，怎么办？
　　※员工要离职啦，做了大量的交接工作，可还是有许多重要文件不知了去向！

　　文档是企业的知识财富和智利资源的最为重要的载体；对文档的管理也是对公司重要财富的管理，管理好文档就能够管理好公司的知识财富，能够使其保值升值；

　　ETKnowbot文档管理系统定位于企业的知识管理中心，为企业提供全面的、集中的、安全的文档管理能力；

ETKnowbot核心特征

　　1、服务器端集中存储
　　所有文档在服务器端集中存储，确保文档安全，便于共享、备份和版本管理;

　　2、多版本管理
　　动多版本管理；系统自动管理每个文档的多个版本，文档的每次更新，自动分配版本号，自动记录更新说明、更新人、更新时间；可以为每个文档独立设定最大历史版本数；

　　3、全文检索
　　集成全文检索引擎，支持对常用文档类型内容的快速全文检索；可以象百度和Google一样按照内容检索文档；

　　4、丰富、便捷的检索方式
　　除全文检索外，系统提供针对文档各种属性的综合检索功能，方便文档的查找；

　　5、文档发布、更新事件自动通知（可选）
　　发布或更新文档时，以短消息的方式发送自动通知给文档的管理员和（或）所有授权访问用户，也可以作为内部公告发布通知；

　　6、文件批量导入导出
　　发布新文档支持批量文档上载，在浏览器中提供类似Ftp文档管理的便利性，支持超大文件，支持大量文件；支持批量文件打抱下载，方便大量文件打包压缩下载；

　　7、基于证书的安全验证
　　数字证书体系，支持用户数字证书的生成、发放、撤销…管理，支持基于表单的自动数据加密和签署（采用数字证书）；

　　8、支持多种文档排序方式
　　提供多种便捷的文档排序方式，方便用户快速访问到最值得关注的文档；

　　9、文档类型无关
　　系统支持对各种类型文档的管理，并为Office文档和Html文档提供在线编辑功能；

　　10、按照组织、部门和个人模式建立文档库
　　依据文档应用的范围不同建立组织文档库、部门文档库和个人文档库，把私有文档和共享文档独立存储管理；

　 11、任意层次的文档类别管理
　　支持创建无限层次无限数量的文档类别，适合对大量文档的精细分类；

　　12、灵活的独立多级权限管理
　　可独立控制的多级访问授权模型，支持针对独立用户、用户组、部门用户、职务用户、角色用户、特权用户进行访问授权，支持针对文档类别和单个文档的独立访问授权，支持权限继承；

　　13、特有的管理员模式
　　为每个文档类别和文档指定多个管理人；支持多用户的协同文档编辑管理；

　　14、多种访问控制模式
　　支持多种访问控制模式，包括：完全共享，部门内共享，授权访问，继承父类别权限，特定时段授权访问，私有；确保访问控制的灵活性和便捷性，同时保障文档的安全性；

　　15、集中和分散的授权管理模式
　　针对文档类别管理采用集中授权，针对文档管理采用分散授权；通过集中授权和分散授权结合的方式，确保访问的灵活性和便捷性；

　　16、特有的授权继承模式
　　系统支持访问权限的继承模式；当设定父类别访问权限时，父类别下的文档和子类别可以默认继承父类别授权模式，而无需额外管理；

　　17、支持访问授权申请
　　在用户无权访问文档时，支持授权申请，用户可以方便发送自动申请给文档的所有人；所有人在收到申请后进行访问授权；

　　18、在线Office文档编辑（可选）
　　支持在线Office文档编辑（Word，Excel文档）；无需繁琐的下载、上载操作，在网页中快速进行文档编辑、更新；

　　19、在线Html文档编辑
　　支持在线Html文档编辑；无需繁琐的下载、上载操作，在网页中直接编辑、更新Html文档；

　　20、Office文档受控访问
　　支持对Office文档（Word，Excel文档）的受控访问，受控访问的文档只可以阅读，无法编辑、打印、拷贝、下载，受控访问确保公司核心机密的安全，不会由于员工的离职而带走公司的核心秘密；

　　21、Office文档模板和Html文档模板（可选）
　　支持使用Office文档模板和Html文档模板；通过使用模块快速创建格式一致的各种文档；

　　22、常用文档设置
　　支持常用文档属性设置；为常用文档设定"常用"属性，可以在大量文档中快速访问到常用文档；

　　23、支持读锁定、写锁定（签入签出机制）
　　特有的读锁定和写锁定机制；锁定机制确保文档的独占性编辑；

　　24、支持文档在线邮寄（需衔接邮件系统）
　　和电子邮件系统集成，支持对文档的在线邮寄，对授权访问文档的当前版本或历史版本直接点击"邮寄"按钮，作为附件邮寄文档；

　　25、自动文档类型识别
　　动文件类型识别，用户发布文档时系统能够识别多种常用文档类型，并为每种类型文档指定相关的图标，便于用户快速识别文档类型；

　　26、灵活共享
　　支持部门文档库和个人文档库之间的授权共享（类似Windows的文件夹共享）；系统支持对文档和类别的独立授权，方便灵活，有效保证文档的安全；

　　27、文档自动压缩存储
　　自动压缩存储文档支持，大幅减少服务器硬盘使用量

　　28、文档加密存储
　　为重要文件指定加密密码，系统自动加密存储文件，确保文档仅在拥有秘密的用户间共享

　　访问ETKnowbot在线试用系统 : www.extract.com.cn:8877

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