传统文档管理存在的问题

　　从政府文件、企业工程图纸、标准操作程序到销售展示，各类文档对政府、公司的平稳有效运行是至关重要的。随着越来越多的机构和个人利用互联网来发布信息，并重复利用网络中的文档及其内容，这使得捕获、管理以及交付企业文档中的信息变得越来越重要了。但目前的现状是当人们议论到信息安全，往往首先想到的是外部攻击，因此联想到的是防火墙、入侵检测、内部网和外部网物理隔离等技术，而内部的信息泄露往往不受重视。但据权威统计2000 年各种安全漏洞造成的损失中，30%-40%是由电子文件的泄露造成的；而Fortune 排名前 1000 家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是 500000 美元。

　　随着Internet越来越遍及人们日常生活的各个角落，越来越多的文件以电子文档的形式传输。众所周知，电子文档极易复制且复制后不留任何痕迹。通常电子文档的传输造成的信息泄露有以下几种形式：

　　有些计算机病毒自动地把电子文档发送出去，使电子文档传给了没有阅读权限的阅读者，造成秘密信息公开，甚至把公司内部信息无意地传到了竞争者手里。 因操作失误，无意地把秘密文件拷贝到公共目录，或发送给其他人，使不应该看到该文件的人能够阅读该文件。

　　因离开公司或其他原因，把秘密文件拷贝到软盘带走，或通过网络发送出去。 通过非法手段取得访问权限，并把文件拷贝出去。

　　Extract文控管理系统特点

　　文档管理是知识管理的核心； Extraction办公自动化系统根据文档应用范围的不同内建组织文档库、部门文档库和个人文档库；系统采用完善的多级角色和授权模型支持对文档的访问、编辑、管理操作，最大限度的保证知识的充分安全和最大共享；

　　Extraction办公自动化系统内建强大的全文检索引擎，支持对多种文档的全文检索（支持Word/Excel/PDF/Rtf/HTML/XML/Txt/Log…），全文检索引擎可以为用户检索文档的内容而不仅仅是文档的属性，使用全文检索系统，你即使只记得文档中的一两个词语就能够把文档检索出来，从而免除用户无法查找历史文档的烦恼；

　　□ 服务器端集中存储

　　所有文档在服务器端集中存储，确保文档安全，便于共享、备份和版本管理；

　　□ 文档类型无关

　　系统支持对各种类型文档的管理，并为Office文档和Html文档提供在线编辑管理功能；

　　□ 按照组织、部门和个人模式建立文档库

　　依据文档应用的范围建立三个独立的文档库，依次为组织文档库、部门文档库、个人文档库；组织文档库内的文档可以授权给所有用户访问，部门文档库针对每个部门建立，授权部门内用户访问，个人文档库为个人私有，个人文档库所有人可以授权其他用户访问或管理指定的文档类别或文档；

　　□ 任意层次的文档类别管理

　　支持创建不受限制的类别层次，适合对大量文档的精细分类；（比如 建立"公司制度/财务制度/薪金制度"多层类别，用于分类保存公司薪金制度相关文档）

　　□ 灵活的独立多级权限管理

　　可以独立控制的多级访问授权管理，支持针对独立系统用户、自定义用户组、部门用户（组）、职务用户（组）、角色用户（组）进行访问授权，支持针对文档类别和单个文档的独立访问授权，支持权限继承

　　□ 特有的管理员模式

　　可以为每个文档类别和文档指定多个管理人；文档类别和文档可以为单个系统用户所有（通常为发布人），但可以指定多个管理员，管理员对文档具有可写权限；特有的管理员模式对于多用户协作的文档编辑管理带来极大方便；

　　□ 多种访问控制模式

　　支持多种访问控制模式，包括：完全共享，部门内共享，授权访问，继承父类别权限，指定时段授权访问，私有；多种访问控制模式确保访问控制的灵活性和便捷性，同时保障文档的安全性；

　　□ 集中和分散的授权管理模式

　　针对文档类别管理采用集中授权，针对文档管理采用分散授权；通过采用集中授权和分散授权相结合的方式，即能够保证文档访问的安全，同时又便于对需要独特访问权限的文档进行灵活授权；

　　□ 特有的授权继承模式

　　系统支持文档类别和文档访问权限的继承模式；当设定父类别访问权限时，父类别下的文档和父类别下的子类别可以直接继承父类别授权模式，而无需额外设定访问权限，方便用户使用；

　　□ 支持访问授权申请

　　在用户访问没有访问权限文档时，支持自动授权申请，访问用户可以方便的（通过邮件或短消息）发送访问申请给文档的所有人；文档所有人在收到申请后可以为申请人授权；

　　□ 在线Office文档编辑

　　支持在线Office文档编辑（Word，Excel文档）；无需繁琐的下载、上载操作，在网页中直接编辑、更新Office文档；

　　□ Office文档受控访问

　　支持对Office文档（Word，Excel文档）的受控访问，受控访问的文档只可以阅读，无法编辑，打印，拷贝，下载；

　　□ 在线Html文档编辑

　　支持在线Html文档编辑；无需繁琐的下载、上载操作，在网页中直接编辑、更新Html文档；

　　□ 支持Office文档模板和Html文档模板

　　支持使用Office文档模板（Word，Excel文档）和Html文档模板；创建Office文档和Html文档时可以选择使用模板，可对文档模板进行全权管理，支持模板的在线编辑（参考模板管理功能）；

　　□ 多版本管理

　　自动多版本管理；系统能够自动保存每个文档的多个版本，文档的每次更新，系统都会自动为新版本分配版本号，同时保留历史版本；系统同时为每个版本记录更新时间和更新人，并允许为每个版本编写更新注释；

　　□ 常用文档设置

　　支持常用文档属性设置；在同一类别下可能拥有大量的文档，系统支持为常用文档设定"常用"属性，设定常用属性的文档可以更快速更方便的访问到；

　　□ 支持多种文档排序方式

　　提供多种便捷的文档排序方式，方便用户快速访问到最值得关注的文档；排序方式包括"热门文档（Top 20）"（访问率最多的文档），"最新上传（Top 20）"，"最近更新（Top 20）"等多种方式；

　　□ 支持读锁定、写锁定（签入签出机制）

　　特有的读锁定和写锁定机制；系统支持对文档的读锁定和写锁定机制（签出机制），设定文档"写锁定"时只有锁定人才能更新文档，其他所有用户只有访问权；设定文档"读锁定"时，只有锁定人才可以访问文档、更新文档，其他所有用户即不可以更新也不可以访问文档；锁定人在完成更新后可以释放锁定（签入）；文档所有人和管理员有权进行读写锁定；

　　□ 支持文档在线邮寄

　　系统和电子邮件系统相集成，支持对文档的在线邮寄，用户可以对授权访问文档的当前版本或历史版本直接点击"邮寄"按钮，作为附件邮寄；（文件大小不可以超过邮件系统允许的最大附件大小）

　　□ 自动文档类型识别

　　系统支持自动文件类型识别，当用户发布文档时系统能够识别多种常用文档类型，并为每种类型文档指定相关的图标，便于用户快速识别文档类型；

　　□ 发布、更新事件自动通知

　　当用户发布或更新文档时，系统支持发送自动通知，通知可以以短消息的方式发送给文档的管理员和（或）所有授权访问用户，也可以以通知的方式发布到信息栏（Extraction OA信息发布平台）；

　　□ 全文检索

　　系统提供功能强大、性能优越的全文检索功能；全文检索引擎支持对多种文档类型的全文检索（Word，Excel，PDF，RTF，Html，XML，Txt，Log….），检索速度达到百万文档秒级时耗；

　　□ 丰富、便捷的检索方式

　　系统提供用户针对文档各种属性的综合查询，包括文档主题、关键词、所有人、文件类型、常用属性、密级、文件名、更新时间、描述；文档检索可以同时指定在多个文档库的不同类别下进行，经过授权的用户还可以在其他部门或其他个人文档库中检索；同时，针对属性的检索方式可以和全文检索结合使用，方便用户更为便捷的检索文档；

　　□ 个人文档灵活共享

　　对于个人文档库，系统提供用户快速访问其他用户共享文档的功能（类似Windows的文件夹共享）；系统授予用户灵活共享的同时，保证访问的安全性；